Типы организаций по взаимодействию с внешней средой

То, как организована система, влияет на ее способность адаптироваться к изменениям внешней среды, а, следовательно, развиваться.

Способы взаимодействия сторон на этих уровнях характеризуют рассматриваемую систему определенным образом и позволяют судить насколько эффективно она служит своей главной цели – организации взаимодействия между индивидом и внешней средой. Важное место в этом занимает структура организации, посредством которой или через которую это взаимодействие осуществляется.

Воздействие каждого из указанных факторов предопределяет конструкцию, которая наилучшим образом будет обслуживать интересы организации.

Большинство крупных организаций осуществляет свое развитие через реализацию проектов разного уровня сложности, масштабности и трудоемкости. Каждый проект, появляясь в определенной внутренней и внешней среде, обязательно несет в себе изменения. Проект – комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального продукта или услуги в условиях временных и ресурсных ограничений.

Управление заинтересованными сторонами проекта относится к управлению коммуникациями для удовлетворения потребностей участников проекта и решения возникающих проблем. Для успешного осуществления проекта требуется максимально подробно описать состав заинтересованных лиц (сторон), в том числе его организационную структуру.

Необходимо оценить роли и меру ответственности заинтересованных лиц, а также информировать о них других участников проекта согласно целям его реализации и стратегии организации в целом.

Каждый проект имеет организационную структуру. Это временное объединение заинтересованных сторон, которые имеют определенные проектные роли, зоны ответственности, а также уровни и границы полномочий. Состав основных заинтересованных лиц проекта представлен на рис. 7.9.

Определение заинтересованных сторон направлено на установление всех людей и организаций, подверженных влиянию проекта. В зависимости от конкретного проекта список заинтересованных сторон может быть либо дополнен, либо наоборот сокращён. Описание процессов управления заинтересованными сторонами в стандарте PMBOK дано в традиционном для этого стандарта формате: «входы — инструменты и методы — выходы».

В упрощенном виде взаимосвязи процессов в рамках области управления заинтересованными сторонами показаны на рис. 7.10. В проекте всегда есть люди, способные повлиять на реализацию проекта (как положительно, так и отрицательно).

Именно эти люди и есть та целевая группа, которая называется «заинтересованные стороны», участники проекта, окружение проекта. Целью руководства заинтересованными лицами проекта является правильно понять потребности и ожидания заинтересованных сторон и уделить им необходимое внимание.

Этот процесс включает такие работы, как идентификация важных для заинтересованных сторон вопросов и их разрешение. Дипломатичность и такт имеют существенное значение при ведении переговоров с заинтересованными лицами.

Если руководитель проекта не имеет полномочий разрешить проблему, связанную с заинтересованным лицом, может потребоваться довести проблему до руководства более высокого ранга в соответствии с организационной структурой проекта или прибегнуть к помощи третьих лиц.

Для того чтобы руководитель проекта смог максимизировать пользу, приносимую положительно настроенными заинтересованными лицами, и, в случае необходимости, минимизировать вредное воздействие, необходимо провести подробный анализ заинтересованных лиц и их влияния на проект. В результате этого процесса могут быть разработаны планы управления заинтересованными сторонами с учетом приоритетности заинтересованных сторон.

На практике очень немногие руководители уделяют необходимое внимание определению заинтересованных сторон в проекте в должной мере, учитывают далеко не все риски, возникающие в процессе реализации, а также после завершения проекта, а в связи с этим и не имеют полного перечня как внутренних заинтересованных сторон, так и внешних.

Результаты проведенного исследования оформляются в таблицу 7.1.

На основе сформированной таблицы, руководителю проекта рекомендуется построить локальную карту заинтересованных лиц (рис. 7.12), отражающую их интересы и взаимосвязи.

Важно не забывать, что список заинтересованных лиц всегда должен быть под рукой. По ходу осуществления проекта состав таких лиц может измениться, так как ряд участников включаются в работу только на определенных этапах. Руководителю необходимо периодически просматривать и обновлять список участников и конкретизировать перечень обязанностей, чтобы каждый оценивал и понимал предъявляемые к нему требования. Своевременный учет интересов заинтересованных лиц поможет вовремя наладить каналы взаимодействия в проекте, чтобы максимально снизить риски негативных последствий.

В заключении хотелось бы отметить, что необходимо более тщательно проводить оценку заинтересованных сторон. Подбор команды, не должен ограничиваться числом участников проекта, которые попадают под влияние проекта на стадиях инициации, планирования и реализации.

Существуют люди, которые будут пользоваться результатами проекта, а значит они являются неотъемлемой частью проектной среды, и их мнения, потребности и реакции необходимо принимать во внимание. Если существует противодействие или назревают конфликты между заинтересованными сторонами, проект может быть обречён на провал ещё в самом его «зарождении».