PEST-анализ как метод оценки рисков при управлении закупками

Процесс управления закупками включает в качестве обязательных аспектов деятельности исследование внешней среды организации, включающей в себя совокупность факторов находящихся за пределами организации и оказывающих на нее прямое или косвенное воздействие. Эти факторы находятся в постоянном движении и подвержены изменениям.

Исследование внешней среды при реализации закупочной деятельности является основополагающим, поскольку данная среда наиболее сильно влияет на состояние рынка закупок и, как следствие, на результаты деятельности организации в области совершения операций по закупкам и результативность коммерческой деятельности.

Анализ внешней среды относится к стратегическому анализу и позволяет оценить степень рисков, имеющих место при управлении закупками. Риск в процессе закупок – это неопределенность хода, результата и последствий закупочных операций, которая может привести к потере доходов, появлению непредусмотренных расходов и т. д.

Различные источники выделяют до 150 видов рисков, которые могут возникнуть в закупочном процессе, основными из которых являются:

• необоснованное расширение (ограничение) круга возможных поставщиков;
• необоснованное расширение (сужение) круга удовлетворяющей потребности продукции;
• необоснованное расширение (ограничение), упрощение (усложнение) необходимых условий контракта и оговорок относительно их исполнения;
• необоснованное завышение (занижение) цены объекта закупок.

Риски в деятельности закупок также могут быть связаны с качеством приобретаемых товаров, величиной затрат, также они могут быть вызваны новыми технологиями, социальными факторами, приоритетностью потребительских свойств товаров и уровнем удовлетворения базовых потребностей потребителей, насыщенностью и дифференцированностью потребностей, усилением конкуренции.

Зачастую риски могут быть обусловлены и нереальностью поставленных целей, просчетами в менеджменте. Риск в закупках оценивается в параметрах наличия материальных ресурсов; числа поставщиков; конкурентного спроса; возможностей типа «делать самому или покупать»; рисков хранения; возможностей использования товаров заменителей при обеспечении предприятия материальными ресурсами и т. д.

Нивелирование рисков и разработка закупочной стратегии, позволяющей компании адаптироваться к внешней среде и эффективно в ней функционировать, должно базироваться на изучении факторов, влияющих на организацию извне и оказывающих давление на развитие закупочной деятельности.

Мониторинг внешней среды связан с оценкой факторов, характеризующих общие условия функционирования бизнеса, и включает три этапа:

• изучение внешней среды на наличие сигналов, которые могут указывать на существенные изменения в будущем;
• идентификация товаров/материалов, которые в результате изменений среды могут подвергнуться угрозам или наоборот оказаться в более благоприятных условиях;
• возможное влияние на закупочную деятельность новых условий поставки, связанных с указанными изменениями во внешней среде или высокой вероятности их осуществления.

В качестве основного метода оценки факторов внешней среды и нивелирования степени их воздействия, с целью оценки рисков при управлении закупочной деятельности, является метод PEST-анализа, разработанный профессором Гарвардского университета Francis Aguilar, который называется так по первым буквам основных факторов и складывается из 4 компонентов:

• политического (Р);
• экономического (Е);
• социального (S);
• технологического (Т).

В зарубежной практике анализа используется более полный перечень факторов, отсюда и более полное название – PEST-LEанализ Political, Economical, Sociodemografic, Techological, Legislation, Ecological.

Основными положениями анализа являются:

• стратегический анализ каждой из четырех указанных компонент должен быть систематичным, так как все эти компоненты тесным и сложным образом взаимосвязаны;
• нельзя полагаться только на эти компоненты внешней среды, так как реальная жизнь значительно шире и многообразнее;
• данный анализ не является общим для всех организаций, так как для каждой из них существует свой особый набор ключевых факторов.

Пример формы для проведения PEST-анализа при управлении закупками представлен в следующей матрице:

Определив факторы, необходимо оценить силу влияния каждого из них на процесс управления закупками. Для этого используется метод экспертных оценок с применением бальной оценочной шкалы. Силу воздействия можно оценить в соответствии со шкалой от 1 до 3.

Цифрой 1 обозначают малый уровень влияния фактора под воздействием которого работа по закупкам почти не меняется; 2 – показатель, который говорит о том, что на закупочные операции могут повлиять лишь значительные изменения в факторе; 3 – балл, свидетельствующий о том, что фактор способен оказать значительное воздействие на закупочную деятельность. Следует учитывать, что факторы, не сильно влияющие на работу фирмы, не должны быть в таблице.

Далее нужно оценить вероятность изменения фактора по пятибалльной шкалой. К примеру, 1 в данном случае – минимальная степень вероятности того, что фактор может претерпеть изменения, а 5 – соответственно, максимальный уровень вероятности. Хорошо, если оценка будет проводиться не в индивидуальном порядке, а совместно со специалистами, обладающими определенным опытом работы в данной сфере и проведении экспертиз в любом направлении деятельности. После того, как все оценки выставлены в отдельной колонке, можно перейти к расчету среднего арифметического по ним.

Далее необходимо осуществить расчет реальной значимости всех факторов в отдельном порядке. Расчет значимости ведется как возможность изменений в факторе, взвешенная на степень воздействия данного фактора и деятельности по закупкам.

От того, насколько высок уровень реальной значимости фактора, зависит, стоит ли уделять внимание и прикладывать усилия к тому, чтобы снижать негативное влияние фактора на бизнес-процесс закупки. Если значимость высока, следует прикладывать достаточно усилий для изменения ситуации и уделять фактору повышенное внимание.

На основании проведенного анализа и выявленных факторов необходимо их систематизировать и определить характер влияния на управление закупками. Для этого составляют сводную таблицу PEST-анализа, в которой содержатся все факторы по убыванию важности и для каждого определяется стратегия поведения компании в области закупок. Факторы PEST-анализа становятся основой при проведении последующего SWOT-анализа.