Модель затрат на процесс в соответствии с ГОСТ Р 52380.1

В РФ стандартизирована модель затрат на процесс (ГОСТ Р 52380.1–2005 Руководство по экономике качества. Часть 1. Модель затрат на процесс) и модель предупреждения, оценки и отказов (ГОСТ Р 52380.2–2005. Руководство по экономике качества. Часть 2. Модель предупреждения, оценки и отказов). Стандартизация этих моделей в значительной степени упрощает процедуры управления затратами организации, связанные с любым процессом хозяйственной деятельности, и позволяет их минимизировать.

В соответствии с ГОСТ Р 52380.1 элементы затрат, связанных с процессом, подразделяются на следующие категории: люди; оборудование; материалы; окружающая среда. Каждый отдельный элемент затрат относится к затратам на соответствие и (или) затратам вследствие несоответствия. Именно такое раз- деление затрат в данном ГОСТ Р рассматривается как единственно обоснованное (целесообразное).

Затраты на соответствие — затраты на функционирование процесса в соответствии с заданными требованиями стопроцентно эффективным способом, т. е. при минимальных затратах на процесс.

Затраты вследствие несоответствия — затраты, вызванные неэффективностью конкретного процесса.

Затраты второго вида являются избыточными затратами на персонал, материалы и оборудование. Они возникают вследствие неудовлетворительных входов в процесс, допущенных ошибок, забракованных выходов и других видов потерь.

Подготовка моделей процесса и затрат. Для определения затрат на процесс необходимо разработать модель процесса и модель затрат на него. Эту работу должны осуществлять специально сформированные группы по улучшению качества.

Подготовка модели процесса. Процесс должен быть идентифицирован, выделен как дискретный набор работ и должен получить наименование. Необходимо также определить хозяина и идентифицировать входы в процесс и выходы из него, причем для каждого выхода должно быть установлено направление (к одному или к нескольким потребителям).

Для идентификации входов, выходов, управляющих воздействий и ресурсов на основе базовой модели процесса строят блок-схемы, позволяющие выявить потребности процесса. Подготовка модели затрат на процесс.

Модель затрат может быть создана для любого процесса на предприятии. Она строится на основе идентификации всех ключевых работ, подлежащих управлению, и отнесения их к затратам на соответствие или затратам  вследствие  несоответствия.  Источником  данных о затратах могут быть как реальные затраты, так и синтетические. Он должен быть идентифицирован, а полученная из него информация проверена экономической службой.

Тщательная разработка модели затрат необходима для успешного применения процессного подхода и является первостепенной задачей для хозяина процесса. Модель затрат на процесс используется для регулярной отчетности с указанием значений характеристик. Для этого она должна быть стабильной, что позволяет проводить сравнение с предыдущими периодами и наблюдать за тенденциями в затратах. Выбор регистрируемых параметров модели имеет наиважнейшее значение.

Модель затрат должна быть проанализирована с самого начала ее использования и регулярно анализироваться впоследствии для того, чтобы быть уверенным в ее эффективности. Рассмотрим подготовку моделей процесса и затрат применительно к услугам небольшого предприятия общественного питания — школьной столовой.

1 Реальные затраты — затраты, которые экономическая служба предприятия требует отдельно выделять (идентифицировать) и регистрировать. Например, затраты на входной контроль, обучение персонала и др.

Синтетические затраты — затраты, которые отдельно не выделяются и не регистрируются как реальные затраты, а определяются на основе расчетов. Например, затраты на выполнение задания по устранению несоответствий, рассчитанные как произведение количества времени (ч), требуемого для выполнения задания, на почасовую ставку.

Подготовка модели процесса в соответствии с ГОСТ Р 52380.1 включает следующие четыре последовательных этапа:

1. Идентификация процесса.
2. Идентификация выходов и потребителей.
3. Идентификация входных потоков и поставщиков.
4. Идентификация управляющих потоков, ресурсов и источников.

Эти этапы оказания услуг применительно к услугам общественного питания школьной столовой показаны на рис.

Отчет о затратах. На основе модели процесса и модели затрат предприятие разрабатывает отчет о затратах,  содержащий данные как о реальных, так и о синтетических затратах.  Оно должно применять единую форму этого отчета.

Перечень элементов затрат на соответствие и затрат вследствие несоответствия должен быть исчерпывающим. Он должен также содержать другие данные: идентификацию всех входов, выходов, управляющих воздействий и ресурсов; методики расчета каждого элемента затрат; указания на источник данных о затратах и т. д. 

Улучшение процесса. Предприятие должно разработать программу работ по улучшению качества на основе информации, имеющейся в отчете, и выбранных приоритетов. Хозяин процесса должен анализировать повторяющиеся циклы с помощью групп по улучшению качества или отдельных работников и контролировать процессы, происходящие в результате изменения затрат.

После анализа первоначального баланса затрат на соответствие и затрат вследствие несоответствия может быть принято решение о том, что является приоритетным — проект процесса или устранение потерь.

После внесения усовершенствований баланс может нарушиться, и внимание переместится на другие аспекты. Это будет продолжаться до тех пор, пока другие области баланса не исчерпают возможностей для улучшения.