Информационно-коммуникационное обеспечение процессов управления в системе современного менеджмента

Управленческая информация представляет собой совокупность сведений о состоянии управляющей и управляемой подсистем организации, о ее внутренней и внешней средах. Коммуникация представляет собой процесс передачи эмоционального и интеллектуального содержания обмениваемой информации. Информационные ресурсы являются в настоящее время одними из наиболее дорогостоящих и важных для успешного функционирования фирмы.

Под информацией понимается «отражение в сознании человека характеристик окружающего мира, зафиксированное впоследствии на материальных и иных носителях», осмысленные и переработанные данные, которые используются для решения управленческих задач. Данные отражают события, происходящие как в самой организации, так и за ее пределами. Само управление в известном смысле может быть определено как процесс восприятия, преобразования и передачи информации. Информация, работа с ней пронизывает весь управленческий цикл и является его смыслом.

В свою очередь, критерий достаточности может противоречить требованию своевременности, поскольку этот критерий весьма субъективен и может меняться по мере углубления в рассмотрение проблемы и изучение альтернатив возможного выхода из создавшегося положения. Источники информации условно можно разделить на две большие группы: внешние и внутренние.

Внутренняя информация – это информация о результатах (положительных или отрицательных) предыдущих решений, являющаяся следствием обратной связи – отчетов нижестоящих работников и организаций, поступающих в процессе контроля: бухгалтерская и статистическая отчетность, внутренний аудит и т. п. Важную роль играют способы фиксирования информации. Наиболее распространенными являются различного рода документы: приказы, инструкции, служебные записки, т. е. материальные объекты, закрепляющие информацию в письменной форме.

Вся разнородная и разновидовая информация должна быть упорядочена по определенным классификационным принципам для того, чтобы облегчить ее использование в управленческой деятельности. Упорядоченность информации предполагает создание в организации информационной системы, которая позволит удовлетворять потребности пользователей любого уровня путем обращения к банку данных или поиску и выдачи информации, обеспечивая достоверность информации и защиту ее от постороннего вмешательства.

Информационные системы, собирая и накапливая информацию, позволяют улучшать качество всех функций менеджмента за счет полноты накопленной информации и быстрого доступа к данным. При этом системы обеспечивают поиск и аналитическую обработку нужных сведений, формируют опорные решения и подсказки, а также предоставляют консультации по различным областям знаний.

Любые информационные системы управления должны:

• повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации;
• обеспечивать своевременность принятия решений по управлению организацией в условиях рыночной экономики;
• добиваться роста эффективности управления за счет своевременного представления необходимой информации руководителям всех уровней управления из единого информационного фонда;
• согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях;
• за счет информированности управленческого персонала о текущем состоянии экономического объекта обеспечивать рост производительности труда, сокращение непроизводственных потерь и т. д.

Для того чтобы получить информацию, необходимую для успешного функционирования организации, требуется собрать данные, передать их на обработку, привести их в форму, удобную для последующего использования, и передать пользователям полученные результаты. Пользователи могут уточнить, какие данные нужно собирать, а также скорректировать методы их обработки с точки зрения полноты, достоверности и формы представления получаемых результатов. Информационную систему функционально можно определить как множество взаимосвязанных элементов, которые обеспечивают ввод данных, их обработку, а также хранение и распределение полученной информации, используемой в управлении предприятием (рис. 1).

Коммуникация, наряду с интеракцией (организация взаимодействия между людьми) и перцепцией (процесс восприятия, способствующий взаимопониманию участников общения), является составной частью процесса общения. Коммуникации имеют решающее значение для менеджеров и их работы. Однако необходимо иметь в виду тот факт, что по мере удаления от верхушки организаций доля времени, затрачиваемая руководителем на коммуникации, уменьшается. Коммуникативные потоки могут иметь горизонтальное и вертикальное (нисходящее и восходящее) направление.

Типы коммуникаций:

• формальная и неформальная;
• вертикальная (восходящая и нисходящая);
• горизонтальная;
• диагональная;
• внутриличностная;
• межличностная;
• коммуникация в малых группах;
• общественная;
• внутренняя оперативная коммуникация;
• внешняя оперативная коммуникация;
• личностная.

А. А. Беляев и Э. М. Коротков предложили свой классификатор коммуникаций (рис. 2).

Основные составляющие коммуникационного процесса: исходная идея + источник информационного сообщения → кодирование → передатчик → шум → приемник → декодирование → полученная идея + пользователь информационного сообщения → обратная связь (рис. 3).

Источник информационного сообщения – сотрудник организации, имеющий определенные идеи, намерения, сведения и цель сообщения. Сообщение – это смысл и содержание информации, которые источник передает пользователю, то, ради чего и осуществляется коммуникация. Передатчик – устройство, передающее сообщение по коммуникационному каналу пользователю. Кодирование – это перевод сообщения в форму, приспособленную для передачи, и заключается в преобразовании сообщения в символы и сигналы.

Коммуникационный канал – это средство, с помощью которого сообщение передается от источника к пользователю, путь физической передачи сообщения. Приемник – устройство, превращающее сигналы в сообщения. Декодирование – это преобразование символов в значения, понятные пользователю. Пользователь информации – сотрудник организации, наиболее важный компонент коммуникационного процесса, так как цель коммуникации состоит в изменении его поведения. Обратная связь – это реакция пользователя на сообщение источника.

Требования к коммуникациям:

• корректность;
• конкретность;
• краткость;
• полнота;
• ясность;
• исключительность (руководство данного уровня получает в данный момент только ту информацию, которая действительно требует его внимания, остальное исключается).