Договорная работа как объект управленческой деятельности

Договорная работа сочетает в себе элементы не только правовой, но и управленческой деятельности. Это обусловлено следующими причинами. Юристы фирмы не в силах справиться с большим объемом правовых и фактических действий, входящих в содержание договорной работы.

Договорная работа требует объединения усилий большого числа работников фирмы (экономистов, финансистов, юристов и др.) с соответствующим разделением их труда.  Отсюда возникает необходимость в управлении договорной работой фирмы, а если бизнес ведется в составе группы фирм, необходимо наладить единую систему управления договорной работой всех фирм, входящих в эту группу.

Для достижения высоких конечных результатов договорной работы требуются ресурсы, которые необходимо обеспечить, скомбинировать, скоординировать и умело использовать. Договорная работа должна вестись планово, поэтому необходимо проработать и детализировать ее процессы, связи (коммуникации) между исполнителями, установить четкие процедуры принятия необходимых решений.

Рассмотрение договорной работы в качестве управленческой деятельности позволяет говорить о возможности использования в данной работе современных средств и методов управления, позволяющих обеспечить ее высокую результативность. Управление договорной работой является неотъемлемой частью общего процесса управления хозяйственной деятельностью фирмы. Тем не менее договорную работу следует рассматривать в качестве относительно самостоятельного объекта управленческой деятельности. Данный вывод обусловлен специальным предметом данной работы, коим являются гражданско-правовые договоры. Следует отметить, что вопросы организации и управления процессом договорной работы фирмы традиционно являются самым слабым звеном отечественной договорной практики.

Как справедливо отмечает Б.И. Пугинский, сегодня данные вопросы правовой наукой практически не изучаются, в результате чего общее состояние договорной работы в нашей стране является неудовлетворительным.

Управление договорной работой как процесс состоит из пяти видов управленческой деятельности:

• планирование мероприятий (действий), входящих в содержание договорной работы;
• организация исполнения запланированных мероприятий договорной работы;
• координация действий исполнителей по всему управленческому циклу;
• активизация (или мотивации) труда исполнителей;
• контроль и регулирование мероприятий договорной работы.

Первый вид управленческой деятельности – планирование – представляет собой определение оптимального результата при заданных ограничениях по времени и ресурсам. В любом управленческом решении, распоряжении по вопросам договорной работы всегда есть ответы на вопросы, кто должен сделать, что, сколько и когда. На вопрос, как сделать, дает ответ второй вид управленческой деятельности – организация, – представляющий собой определение путей, методов и средств достижения поставленных целей.

Третий вид – координация – представляет собой установление гармонии в совместном труде участников планируемого процесса.

Четвертый вид – активизация или мотивация – подразумевает создание таких стимулирующих условий труда, при которых работник трудился бы с наивысшей отдачей.

Пятый вид управленческой деятельности – контроль – представляет собой прогнозирование возможных отклонений для их своевременного предупреждения и устранения.

Следует отметить, что второй, третий и четвертый виды управленческой деятельности в своей совокупности представляют деятельность по выполнению (реализации) запланированных и внеплановых мероприятий договорной работы. Рассмотрение договорной работы как объекта управленческой деятельности требует решения вопросов об уровне руководства данной работой. Выделяют два основных уровня руководства договорной работой. Первый – уровень участника договорной работы, т.е. фирмы – субъекта применения договорного инструментария. Это основной уровень руководства. Как правило, на указанном уровне общее руководство договорной работой фирмы осуществляет ее исполнительный орган (единоличный или коллегиальный).

Соответствующий орган:

• рассматривает и утверждает локальные правовые акты по вопросам организации и ведения договорной работы (приказы, инструкции, положения и др.);
• распределяет основные функциональные обязанности по ведению договорной работы между подчиненными должностными лицами, структурными подразделениями фирмы (в том числе обособленными), а также отдельными работниками;
• осуществляет общий контроль за ведением договорной работы, выполнением подчиненными должностными лицами и ответственными исполнителями возложенных на них функций;
• оценивает общие результаты договорной работы фирмы за отчетный период;
• принимает решения о корректировке мероприятий договорной работы, применении мер поощрения и ответственности в отношении должностных лиц и работников фирмы, привлекавшихся к договорной работе.

Исполнительный орган распределяет функции руководства отдельными участками договорной работы между должностными лицами фирмы, делегирует им определенные полномочия на принятие управленческих решений и возлагает на них конкретные обязанности.

Однако делегирование полномочий и возложение обязанностей на подчиненных должностных лиц не снимает с исполнительного органа фирмы ответственности за общее состояние договорной работы.

Он должен непосредственно принимать управленческие решения по наиболее важным вопросам договорной работы (заключению наиболее ответственных договоров, организации их исполнения, корректировки и закрытия и т.д.).

Следующий уровень руководства договорной работой – уровень участников (учредителей), акционеров и/или собственников фирм – субъектов договорной деятельности. По общему правилу участники (учредители), акционеры и собственники компаний не вправе непосредственно вмешиваться в договорную деятельность фирм. Однако они вправе осуществлять подобное руководство через компетентные органы управления фирм (общее собрание участников, общее собрание акционеров и т.д.).

В настоящее время широкое распространение приобрел бизнес в группе контролируемых фирм (так называемых компаний холдингового типа). В таких случаях общее руководство договорной работой подконтрольных фирм осуществляет управляющая фирма. Формы подобного руководства таковы:

• организационное руководство;
• методическое руководство.

Достаточно проверенными и положительно зарекомендовавшими себя приемами организационного руководства договорной работой подконтрольных фирм, а также фирм с разветвленной сетью филиалов и представительств являются:

• общее планирование необходимых организационных мероприятий с выделением заданий для аппарата управления подконтрольных фирм, филиалов и представительств;
• получение статистической отчетности о ходе и результатах выполнения отдельных мероприятий договорной работы в подконтрольных фирмах, филиалах и представительствах, ее анализ для принятия необходимых мер по совершенствованию этих мероприятий;
• издание инструкций и положений, регламентирующих договорную работу в подконтрольных фирмах, выполнение отдельных мероприятий договорной работы в филиалах и представительствах с учетом их специфики;
• проведение проверок на местах и оказание специалистам подконтрольных фирм, филиалов и представительств практической помощи в реализации мероприятий договорной работы;
• заслушивание отчетов руководителей подконтрольных фирм, филиалов и представительств, применение к ним мер материального поощрения и ответственности;
• организация семинаров, совещаний, повышение квалификации работников подконтрольных компаний, филиалов и представительств.

Организационные мероприятия целесообразно применять в сочетании со способами методического руководства, к которым традиционно принято относить:

• разработку рекомендаций по ведению договорной работы;
• обеспечение информационными материалами;
• распространение положительного опыта и др.