Другие разделы должностной инструкции

В должностную инструкцию можно включать и иные (помимо рассмотренных выше) разделы, например, «Взаимодействие» («Служебные связи»), «Оценка работы» и другие.

Их не обязательно располагать после раздела «Ответственность» – место в содержании должностной инструкции определяется разработчиком самостоятельно (как правило, они приводятся после разделов «Права» или «Обязанности»).

Примерные образцы должностных инструкций, приводимых в настоящем пособии, не содержат указанных разделов. Это объясняется тем, что прописать, например, функциональные связи между структурными подразделениями организации можно только при разработке должностных инструкций на конкретный ее тип: турагентство, туроператор, экскурсионное бюро. Универсализировать информационные и иные потоки, схемы взаимодействия невозможно – у каждой организации своя структура, которая зависит от ее типа и специализации, штата и численности работников, иных факторов.

Поэтому здесь ограничимся общими рекомендациями по составлению раздела «Взаимодействие» («Служебные связи»), которыми можно воспользоваться при конкретизации предлагаемых для примерных образцов должностных инструкций или же при разработке инструкций «с нуля».

Как правило, служебные или функциональные связи воссоздаются по схемам взаимодействия, указанным в положениях о структурных подразделениях. В должностной инструкции можно ограничиться отсылкой к этим документам, а можно еще раз расписать связи подробно.

Определение связей осуществляется на уровне информационных или документационных потоков (в некоторых случаях – материальных потоков).

К информационным, или документационным, потокам относятся передача и получение информации или документации. Например, в отношении отдела кадров по информационному потоку будет проходить информация от руководителей структурных подразделений, необходимая для составления графиков отпусков, кадровой документации и пр.

В разделе «Взаимодействие» («Служебные связи») должностной инструкции нужно определить схему взаимоотношений на различных уровнях. По общей схеме взаимодействия между структурными единицами организации руководители подразделений могут обращаться с запросами на информацию и материальные ресурсы без какого-либо согласования. А вот есть ли служебные связи между специалистом одного подразделения и руководителем другого? Может ли, например, агент по туризму обращаться к менеджеру по маркетингу без согласования со своим непосредственным руководителем? Ответы на эти вопросы должны давать должностные инструкции агенту по туризму и менеджеру по маркетингу. Приступая к составлению этого раздела, следует помнить, что, с одной стороны, можно облегчить задачу работнику, а с другой – усложнить. Если какие-то потоки останутся непрописанными – возможен спор о правомочиях того или иного служащего на запрос и передачу информации, материальных и иных ресурсов.

Как правило, служебные связи расписываются по формуле: «получение» и «предоставление» или «получает» и «передает». Такой подход ориентирован на информационные, или, точнее, на документационные потоки. Материальные потоки можно отразить в алгоритме «входящие (входные) связи» и «исходящие (выходные) связи».

Данный раздел может быть составлен в виде таблиц. Причем за счет структурированности информации, которую обеспечивает табличный способ, можно разработать эффективную форму, которая, наряду с перечисленными выше сведениями, может содержать сроки выполнения обязательств по служебным связям, порядок согласования определенных действий с руководством (если это специалисты или технические служащие). Здесь же можно указать перечень работ, выполняемых совместно специалистами различных подразделений, и определить порядок их организации.